Porządkujemy dokumenty, procedury i ryzyka związane z ochroną danych osobowych. Pomagamy firmom, właścicielom nieruchomości, zarządcom, kancelariom, sklepom internetowym i organizacjom wdrożyć praktyczny system RODO – zrozumiały, kompletny i dopasowany do realnej działalności.
RODO nie powinno być segregatorem dokumentów, którego nikt nie używa. Dobrze przygotowana dokumentacja ma pomagać w codziennej pracy: przy obsłudze klientów, pracowników, kontrahentów, marketingu, monitoringu, stronie internetowej, rekrutacji i współpracy z podwykonawcami.
Solidum Expert to wsparcie dla podmiotów, które chcą mieć uporządkowaną ochronę danych – bez chaosu, kopiowanych wzorów i dokumentów oderwanych od rzeczywistości.
Pomagamy małym i średnim firmom uporządkować dokumentację ochrony danych osobowych, procesy pracownicze, obsługę klientów, marketing, monitoring, współpracę z biurem rachunkowym, IT, hostingiem i innymi podmiotami przetwarzającymi dane.
Przykładowe obszary:
Rynek nieruchomości przetwarza bardzo dużo danych: mieszkańców, właścicieli lokali, najemców, kontrahentów, dłużników, wspólnot, pracowników ochrony, firm technicznych czy osób z monitoringu. Pomagamy uporządkować te procesy.
Przykładowe dokumenty:
E-commerce wymaga szczególnej uwagi: formularze, płatności, dostawy, konta klientów, newsletter, analityka, pliki cookies, regulaminy, zgody marketingowe i współpraca z operatorami technologicznymi.
Pomagamy przygotować:
Podmioty usługowe często przetwarzają dane szczególnie wrażliwe albo dane wymagające podwyższonej poufności. W takich miejscach RODO musi być spójne z praktyką obsługi klientów i bezpieczeństwem dokumentacji.
Tworzymy komplet dokumentów ochrony danych osobowych dopasowany do działalności firmy. Nie bazujemy na przypadkowym wzorze, ale na realnych procesach przetwarzania danych.
Zakres może obejmować:
RODO przewiduje m.in. obowiązek prowadzenia rejestrów czynności przetwarzania przez administratorów i podmioty przetwarzające, aby można było wykazać zgodność działań i udostępnić te rejestry organowi nadzorczemu na żądanie. (EUR-Lex)
Dokumentacja RODOSprawdzamy, czy obecna dokumentacja i praktyka działania firmy są spójne z wymaganiami RODO. Audyt pozwala wykryć braki, nieaktualne dokumenty, błędne zgody, nieprawidłowe klauzule albo nieuregulowane relacje z podmiotami zewnętrznymi.
Audyt może obejmować:
Dla firm, które chcą mieć bieżące wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych, oferujemy stałą obsługę. To rozwiązanie dla podmiotów, które regularnie zatrudniają pracowników, obsługują klientów, zawierają umowy, prowadzą marketing albo przetwarzają większą liczbę danych.
Stała obsługa może obejmować:
Wspieramy podmioty, które potrzebują pomocy przy zadaniach Inspektora Ochrony Danych albo chcą uporządkować nadzór nad ochroną danych w organizacji. IOD m.in. informuje i doradza administratorowi oraz pracownikom, monitoruje przestrzeganie RODO, udziela zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych i współpracuje z organem nadzorczym. (UODO)
Obsługa IODDokumenty nie wystarczą, jeżeli pracownicy nie wiedzą, jak stosować je w praktyce. Prowadzimy szkolenia z ochrony danych osobowych dla zespołów administracyjnych, sprzedażowych, kadrowych, zarządców nieruchomości, działów obsługi klienta i właścicieli firm.
Tematy szkoleń:
Przygotowujemy dokumentację dla zarządców, wspólnot i właścicieli nieruchomości. Uwzględniamy specyfikę danych mieszkańców, właścicieli lokali, najemców, monitoringu, windykacji opłat i kontaktu z firmami technicznymi.
Zobacz więcejPomagamy firmom usługowym uporządkować dane klientów, umowy, faktury, korespondencję, marketing i współpracę z podwykonawcami.
Zobacz więcejWeryfikujemy sklepy internetowe, formularze, newslettery, zgody marketingowe, polityki prywatności, pliki cookies i relacje z dostawcami usług płatniczych, kurierskich oraz hostingowych.
Zobacz więcejPrzygotowujemy dokumenty związane z zatrudnieniem, rekrutacją, aktami osobowymi, monitoringiem, upoważnieniami i retencją danych pracowników.
Zobacz więcejTworzymy dokumentację, z której da się korzystać w codziennej pracy. Bez zbędnego formalizmu i bez dokumentów kopiowanych z internetu.
Najpierw sprawdzamy, jakie dane przetwarzasz i po co. Dopiero potem tworzymy dokumentację.
Rozumiemy, że RODO ma pomagać firmie działać bezpiecznie, a nie blokować sprzedaż, obsługę klienta i rozwój.
Solidum Expert działa lokalnie w Częstochowie, ale obsługuje klientów z całej Polski. Dokumenty, audyty i konsultacje mogą być prowadzone również zdalnie.
Uwzględniamy aktualną praktykę UODO, przepisy RODO i realia działania firm.
Tłumaczymy dokumenty i procedury w sposób zrozumiały dla przedsiębiorcy, pracowników i osób odpowiedzialnych za dane.
Opisujesz, czego potrzebujesz: dokumentacji, audytu, polityki prywatności, obsługi IOD, szkolenia lub stałej współpracy.
Ustalamy branżę, skalę działalności, rodzaje danych, liczbę pracowników, używane systemy, kanały kontaktu i podmioty zewnętrzne.
Określamy, gdzie w firmie pojawiają się dane osobowe: klienci, pracownicy, kontrahenci, monitoring, marketing, strona www, księgowość, IT, archiwum.
Tworzymy albo aktualizujemy dokumentację RODO dopasowaną do działalności firmy.
Wyjaśniamy, jak korzystać z dokumentów, jakie procedury stosować i jak reagować na typowe sytuacje.
W razie potrzeby zapewniamy bieżącą obsługę, aktualizacje, szkolenia i konsultacje.
Utrata dokumentów, błędnie wysłany e-mail, dostęp nieuprawnionej osoby, zgubiony nośnik, atak na skrzynkę pocztową albo ujawnienie danych niewłaściwemu odbiorcy – każda taka sytuacja wymaga szybkiej oceny.
Pomagamy przeanalizować incydent, ocenić ryzyko, przygotować dokumentację naruszenia i ustalić, czy konieczne jest zgłoszenie do organu nadzorczego lub zawiadomienie osób, których dane dotyczą.
UODO opublikował zaktualizowany poradnik dotyczący naruszeń ochrony danych osobowych, uwzględniający aktualne przepisy i praktykę stosowania RODO. (UODO)
Sprawdźmy to. W wielu firmach dokumenty powstały kilka lat temu i od tamtej pory nie były aktualizowane, mimo że zmieniły się procesy, systemy, pracownicy, formularze, marketing albo podwykonawcy. Zamów audyt RODO i sprawdź, co wymaga poprawy.
Telefon: 570 655 655 · E-mail: kancelaria@solidumexpert.pl
Potrzebujesz dokumentacji RODO, audytu, szkolenia albo stałej obsługi? Opisz krótko swoją działalność i zakres problemu.